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天水經濟發展有限責任公司關于進一步加強合同和文件等工作管理的通知
時間:2018-12-07 14:32:24 來源:

各部室、下屬單位:
    經辦公室對第三季度工作目標管理責任書及日常工作督查發現,各經辦責任主體對合同審核把關不嚴、不看對錯就簽字、文件格式、內容存在明顯就提交OA審批、隨意簽字的現象一直存在,為了進一步加強合同、文件等工作管理,明確崗位職責,提高工作效率,建立良好的責任追究機制,現就相關工作通知如下:
    一、合同管理
    1.經濟發展公司及下屬公司簽訂合同、申請蓋章必須憑經過審批的“合同審批單”(OA流程單或紙質版合同審批單);
    2.為了提高工作效率,所有合同、文件提交OA正式審批之前,必須先由經辦人、部門負責人、分管領導進行初步審核,確認無誤后再正式提交OA簽發;合同需要分管領導會簽的,由申請人轉交會簽人(轉交時請選擇主辦和協辦人員)。
    3.如果合同主體雙方為經濟發展公司或下屬公司,按照合同會簽流程進行會簽,由業務輸出方(甲方)提交合同審批單進行審批,業務承受方(乙方)相關人員進行會簽;
    二、文件管理
公司文件包括收到的各類正式文件、信函和重要文字資料以及由公司制發的各類文件、信函和資料。
    1.公司收到的各類文件由辦公室簽收、拆封,正式文件、信函和重要文字資料需登記、編號,并填寫文件閱辦單按規定傳閱。辦理部門應及時將原件交回辦公室存檔并記錄好處理結果,對經常需要查閱的文件,可留復印件在相關部門。
    2.公司制發公文資料,綜合性的由部室分別起草相關材料,辦公室統稿;專業或交叉性的(包括各類工程文件),由有關部室負責起草,部室負責人審稿,辦公室核稿。
    3.公司制發的各類文件,必須由經辦人(擬稿)、部門負責人、辦公室核稿、分管領導(部分文件需要分管領導會簽)、總經理簽發后予以印發。本公司產生的正式公文,包括文件、重要材料、便函等,凡是上報上級機關的須由總經理簽發或同意。
    4.為了提高效率,各部門起草的文件,原則上應首先經過初步審核后,再提交OA“發文單”進行簽發。
    三、責任處罰機制
為進一步提高工作效率,明確各崗位人員職責,建立良好的責任追究處罰機制,對于合同、文件等內容審核把關不嚴的,一律實行倒查經濟處罰機制,具體辦法如下:
    1.凡合同或文件發現有文字、格式錯誤的,語言明顯存在邏輯不清的,按照職級大小分別予以經濟處罰,每發現一次,分管領導處罰2000元,主管處罰1500元,業務稽核、部門負責人及下屬公司負責人(不分正、副職)處罰1000元,經辦人員處罰500元。
    2.凡合同、文件審批時,經辦人應該填寫必要的事件說明,業務稽核、部門負責人以及分管領導應該在會簽欄內填寫會簽意見,并注明同意或不同意。
    3.其他類似工作及處罰辦法,參照本通知執行。

                                                   1)新合同審批單

                                              2)部門(子公司)合同審批單

                                                    3)發文單


                                                                           天水經濟發展有限責任公司
                                                                               2018年11月30日     
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