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天水經濟發展有限責任公司關于進一步加強各類資料管理的通知
時間:2019-05-14 14:51:00 來源:

各部室、下屬公司:
    為了進一步加強公司各類資料管理,規范檔案移交工作,確保檔案資料完整、準確和安全,結合公司《檔案管理制度》,現就進一步加強各類資料管理通知如下:
    一、提高認識,加強指導
    公司在業務過程中形成的各類文書、工程建設、圖片和視頻等資料,是公司各項工作的重要憑證,是重要的歷史資料,也是上級檔案管理部門及國家檔案管理規范要求,必須充分認識到檔案資料管理的重要性。
    公司辦公室為檔案歸口管理部門,具體負責公司檔案和重要資料的管理,并對各部室、下屬單位資料、檔案管理工作加強指導。辦公室指定專人履行公司檔案管理職責,并對公司所有檔案進行統一管理。
    二、明確責任,規范管理
    為提高檔案管理質量,各部室、下屬公司負責人為本單位檔案管理第一責任人,要明確一名兼職檔案管理人員,負責檔案資料的收集、整理、上交、造冊、移交工作,保證各類檔案資料及時歸檔、立卷,以便隨時查閱檔案、借閱檔案和利用檔案。
為進一步明確職責,成立檔案管理工作小組,由辦公室主任任組長,各下屬公司負責人任副組長,成員為各下屬公司兼職檔案管理人員。組長負責公司檔案管理制度的執行、落實,監督指導各下屬公司檔案管理情況,副組長履行本單位檔案管理第一責任人職責,工作成員具體落實檔案管理的各項工作要求。
    各部室、下屬公司各項業務原則上都必須按照檔案管理有關制度進行立卷,形成臺賬,及時、完整地反映檔案管理情況。凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、影像、報表,都必須及時歸檔,確保完整無缺。兼職檔案管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
    三、嚴格制度,遵章執行
    各部室、下屬公司要嚴格執行公司檔案管理制度,按照制度完善相關工作手續。根據檔案管理制度規定,嚴格歸檔要求與期限,凡是歸檔材料不齊全或手續不完備的,有關責任人應當迅速補充或完善,及時在歸檔期限內將有關資料交公司檔案室,不得借故推脫或拖延;嚴格執行借閱、移交、查詢、復制檔案的有關規定;嚴格相關的工作流程、審批手續、審批意見;嚴格執行借閱期限;嚴格填寫檔案借閱審批單、檔案材料復制審批單、檔案查詢登記表、檔案交接登記表等各類表式;對在借閱過程中發生的損毀、遺失檔案等行為將按有關規定嚴肅處理;所借閱檔案不得私自轉借他人,更不得擅自借給外部人員傳閱或復制。
    四、加強檢查,確保質量
    為提高檔案管理質量,確保檔案的完好,強化檔案的日常管理和檢查工作,各部室、下屬公司應做好檔案工作臺賬的日常管理和保管工作,嚴格按照檔案歸檔立卷的要求,對文書檔案、會計檔案、工程檔案及其他業務檔案按規范進行移交,并編制移交清冊。
    辦公室每半年定期清點檔案數目,檢查檔案保管情況。凡檔案管理存在問題或資料不全、丟失的,實行責任追究機制,分別追究相關負責人、經辦人、檔案管理員的責任。
    即日起,各責任部室加強對公司檔案室的管理,辦公室負責完善立卷、歸檔、移交、借閱、復印和銷毀手續,各部室、下屬公司對2018年以前年度所有資料進行一次全面檢查和清理,該歸檔立卷的移交檔案室,資料不齊全的由責任部門補充完善后按要求移交。
 
                                                                                天水經濟發展有限責任公司

                                                                                      2019年5月14日
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